Toujours curieuse de découvrir de nouveaux outils, l'équipe de PiNG en teste et en utilise de nombreux chaque année. Même si notre association est familière des outils numériques collaboratifs, ces deux dernières années, nos usages ont été marqués par les confinements qui ont démultipliés le travail à distance et le recours à ces outils (visioconférence, cloud, pads...). Alors que de nombreuses structures se tournaient à la hâte vers les solutions des géants du web (zoom en tête), nous avons eu le soucis de continuer nous à privilégier des outils libres et respectueux de nos données. Voici donc un état des lieux de nos usages en 2020 et 2021 :
Les outils internes
Pour travailler au quotidien, l'équipe de PiNG utilise notamment :
Nextcloud
Nextcloud est un logiciel libre de stockage de fichier et une plateforme de collaboration. Son grand nombre de plugins en fait l'une des solutions libres les plus convaincantes face à l'écosystème de Google (agendas, contacts, formulaires, édition collaborative de documents).
HedgeDoc
Anciennement nommée CodiMD, HedgeDoc, est une application web de traitement de texte collaborative. Elle utilise la syntaxe Markdown, un langage qui permet de formater très rapidement du texte à laide de petites balises (voir ce tutoriel). À PiNG, nous utilisons "les pads" HedgeDoc dans de nombreux cas de prises de notes (comptes-rendus de réunions, écriture collective, workshops, documentation d'évènements)...
Odoo
Après plusieurs années d'utilisation du logiciel open source de facturation Dolibarr, couplé avec la solution de paiement Hello Asso, auxquels s'ajoutaient plusieurs tableurs bricolés en interne, PiNG est passé en 2020 à l'utilisation du logiciel Odoo. Si pour des raisons pratiques (l'absence de plusieurs fonctionnalités indispensables pour PiNG) nous avons dû opter pour la version Enterprise d'Odoo, une version communautaire open source est néanmoins disponible gratuitement sous licence LGPLv3.
Cette transition vers Odoo a grandement simplifié entre autres choses la gestion des paiements et de la facturation. En effet, la solution de paiement en ligne qui y est intégrée nous permet désormais d'automatiser de nombreuses tâches chronophages et répétitives qui nécessitaient en outre de réaliser de multiples (re)saisies entre les deux précédents outils et vers les tableurs.
Nous avons donc pu optimiser la chaîne d'opérations entre le moment où quelqu'un⋅e s'inscrit à un événement ou paie un article et l'édition d'une facture, en passant par les mails de suivi autour d'un événement, la gestion des contacts et du registre des adhérent·es.
Le but était également que l'ensemble de l'équipe puisse avoir accès en temps réel aux informations à jour concernant les adhésions, les inscriptions aux événements, les contacts. Et enfin, cela permet aussi à plusieurs personnes de l'équipe de pouvoir générer en autonomie les devis concernant les projets et activités développés.
Telegram
Pour les échanges au quotidien d'une moindre importance, plutôt que les mails, nous utilisons l'application de messagerie instantanée Telegram. Les messages échangés avec Telegram sont chiffrés, néanmoins, si la partie cliente est libre et open source (sous licence GPLv3), la partie serveur reste propriétaire...
De nouveaux usages
BigBlueButton
BigBlueButton est un logiciel libre de visioconférence, le "must have" post-COVID-19 ! Il permet le partage de la voix et de l'image vidéo, de présentations, d'écran ou de tableau blanc, mais aussi des sondages en ligne, ainsi que la prise de notes. Nous l'utilisons à PiNG de manière presque quotidienne et en de nombreuses occasions : pour organiser des réunions si nous sommes en télétravail, mais aussi pour proposer des ateliers et animations à distance à nos adhérent⋅es.
Peertube
Peertube une alternative libre et décentralisée aux plateformes vidéos (telles que Youtube), proposée par Framasoft. En 2020, PiNG a suivit l’expérimentation ligérienne de Peertube initiée par le groupe numérique du Mouvement associatif des Pays de la Loire. Depuis lors, PiNG possède une instance Peertube sur laquelle sont hébergés l'ensemble de nos vidéos.
Les conférences téléphoniques OVH
Car la visioconférence n'est pas toujours la meilleure solution, nous avons régulièrement opté pour les conférences téléphoniques à l'aide de l'outil mis gratuitement à disposition par OVH. Ce n'est pas un outil "libre", mais il est bien utile. Comme indiqué sur le site, le fonctionnement est limpide : "Grâce à un simple appel au numéro indiqué lors de la réservation, chacun des interlocuteurs sera connecté en direct et pourra écouter et intervenir en simultané." Le petit plus : un entraînant morceau de guitare qui se déclenche automatiquement si l'on arrive en premier dans la conférence, que nous connaissons désormais toutes et tous par cœur.
Nos incontournables
Mattermost
Mattermost est un service de discussion OpenSource. C'est l'espace de chat de notre communauté : il est possible de rejoindre une discussion en cours ou de créer un canal dédié sur un sujet. En 2020, quand nos lieux se trouvaient fermés, il a été particulièrement utile afin de maintenir au quotidien les liens et les échanges entre les membres de l'association.
Inkscape
Logiciel libre de dessin vectoriel, Inkscape est maîtrisé et utilisé par quasiment toute l'équipe de PiNG. Côté bureautique pour mettre en page des dossiers, créer des supports visuels, et côté ateliers pour réaliser les fichiers destinés à la découpeuse laser, à la découpe vinyle, à la brodeuse numérique et à la fraiseuse !
Les outils développés par Framasoft
Framaform, framapad, framalink, framacalc : nous utilisons régulièrement les services de Framasoft, alternatives aux outils monopolistiques des GAFAM. Au-delà de leur utilité pratique, choisir ces outils est aussi un prétexte pour faire de la médiation au quotidien sur les outils libres, la protection des données, et la déconcentration des services numériques, par exemple via les C.H.A.T.O.N.S (Collectif d'Hébergeurs Alternatifs Transparents Ouverts Neutres et Solidaires).
Au-delà des outils, une infogérance locale
Pour la maintenance de notre serveur et de nos outils webs, nous travaillons avec Aukfood, société de service spécialisée en logiciel libre basée en Vendée. Nous avons fait le choix de travailler avec une structure locale et défendant les valeurs de la culture libre dans ses activités. Aukfood est adhérente de l'association Alliance Libre, pôle d'expertise en Logiciels Libres de l'Ouest.
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