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Qualiopi pour les tiers-lieux : outils et ressources

Outils et ressources pour les tiers-lieux qui développent une offre de formation professionnelle

PiNG est une structure aux mutliples facettes. À la fois association d'éducation populaire ressource sur les cultures numériques à l'échelle régionale et nationale; animatrice de deux tiers-lieux à Nantes (l'atelier partagé du Breil et le fablab Plateforme C), et organisme de formation, depuis plusieurs années.
C'est au croisement de ces facettes que cet article ressource va se concentrer, dans la perspective de fournir aux tiers-lieux en Pays de la Loire et à l'échelle nationale, un retour d'expérience orienté "opérationnel" sur des outils et des astuces permettant de développer une offre de formation ayant vocation à s'inscrire en conformité des exigences du référentiel national qualité en matière de formation professionnelle. En bref, si le mot "qualiopi" vous est familier, vous êtes au bon endroit pour glaner quelques ressources contexualisées avec une activité de tiers-lieu!

Quelques mots sur la démarche d'amélioration continue en matière de formation professionnelle au sein de PiNG

En tant qu'organisme de formation, PiNG a suivi les évolutions réglementaires ces dernières années en lien avec la loi du 5 septembre 2018 "pour la liberté de choisir son avenir professionnel". Après le référencement "Datadock" en 2019, PiNG a poursuivi la structuration de cette partie de son activité et franchi un cap supplémentaire en 2021 en obtenant la certification qualité "qualiopi" en octobre 2021 au titre de ses actions de formation.
Cette nouvelle étape a impliqué en amont un grand chantier de développement interne sur l'année 2021, marqué notamment par la refonte de la partie du site internet de PiNG consacré aux formations, le développement de l'outillage de gestion collaborative pour l'équipe, et des échanges avec d'autres tiers-lieux du réseau artlabo en matière de formation professionnelle.
PiNG a toujours eu à coeur de partager ses savoirs et des ressources liées à ses expériences. Voici ci-après, de façon (très!) résumée, quelques pratiques, outils et ressources à étudier, utiliser, partager, remixer, si vous aussi, en tant que tiers-lieux, vous agissez en qualité d'organisme de formation.

Le parcours client⋅e / stagiaire avec PiNG résumé en 12 étapes

L'organisation de l'activité de formation dans une équipe pluridisciplinaire, à la gouvernance horizontale.

Une des spécificités de PiNG est également que l'équipe salariée pilote et met en oeuvre les activités de PiNG de manière "horizontale" et collaborative. Pour le pilotage, la coordination et la mise en oeuvre des formations, nous travaillons donc sous la forme de groupes de travail (un orienté coordination, un orienté pédagogique), avec une personne référente au sein de l'équipe.
Cette organisation s'intègre aux autres facettes de la vie de l'équipe salariée, et notamment de sa gouvernance, structurée quant à elle sous forme de "temps" dédiés (au partage d'infos, à la définition des orientations, aux prises de décisions...), qui rassemblent l'ensemble de l'équipe salariée. Ces temps, nous les appelons les "instances collectives". Ils sont complémentaires aux instances de gouvernance de l'association que sont le Conseil d'administration et le bureau.
L'organisation évolue régulièrement pour s'adapter aux évolutions des missions et de l'équipe...tout comme les outils mobilisés pour mettre en oeuvre les formations (outils de gestion, outils de comm, outils de relations client⋅es...).

Le schéma présenté ci-dessous est l'un des outils de notre pilotage interne et de notre démarche d'amélioration continue. Il tente de résumer de façon visuelle "là où nous en sommes" dans notre organisation (fonctionnement et outils de la coordination des formations professionnelles), à l'échelle de l'équipe salariée, fin 2021.

schema_coordination_formation_professionnelle_decembre2021

Des outils numériques libres / open source au maximum, pour la gestion collaborative

Pour mettre en oeuvre les formations en équipe, nous faisons appel à une palette d'outils numériques, libres ou open source pour la (très) grande majorité, car c'est notre ADN, l'engagement éthique que nous portons...du mieux que possible. Car oui, parfois, à notre grand regret, nous devons faire appel à des outils propriétaires, car nous n'avons pas encore trouvé ou contribué à construire des alternatives efficientes...et interropérables.
Nous avons réfléchi et hésité plusieurs fois à mobiliser un progiciel dédié à la formation professionnelle (comme digiforma par exemple). La complexité dans notre cas est que l'activité de formation professionnelle n'est qu'une facette de notre réalité, et que les progiciels existants en 2021 ne présentent pas les caractéristiques et/ou fonctionnalités adaptées à nos usages, notre fonctionnement, ou nos convictions.
Pour la gestion des tâches et le suivi au quotidien, nous avons donc opté pour le moment pour seatable, alternative non-libre-mais-européenne à airtable. L'avantage de cet outil est qu'il permet de dire aurevoir aux tableurs classiques devenus trop limités pour notre usage (de nombreuses données de différents types, reliées ou interdépendantes entre elles).
Il peut être défini en quelque sorte comme un super-tableur-base-de-données, dont les usages permettent par exemple de :

Nous avons généré une base de données "exemple" pour vous permettre de visualiser davantage ce à quoi notre outil de gestion quotidienne ressemble. Elle est accessible en lecture seule en suivant ce lien.

Les outils de bilan à chaud et à froid pour les stagiaires et les formateur⋅ices

À la croisée entre les aspects pédagogiques et de gestion des formations, les bilans à chaud et à froid complétés par les stagiaires (via des formulaires sur seatable) sont de véritables outils de pilotage pour l'amélioration continue de nos formations.
Par ailleurs, dans le cadre du groupe de travail "formateur⋅ices", nous partageons un outil de bilan à chaud pour chaque formation animée, qui permet de capitaliser des informations sur les expériences, à l'échelle individuelle et collective...et de s'appuyer sur les bilans (stagiaires, formateur⋅ices) pour s'améliorer en continu.
Vous pouvez consulter, étudier, et remixer les trames 2021/2022 des outils utilisés par PiNG en la matière, en les téléchargeant ci-dessous :

outils_evaluation_stagiaires_formateurices.zip

Quelques éléments sur la refonte du site internet info.pingbase.net/formations

Outil principal de communication sur notre offre de formation, la rubrique "formations" du site d'info de PiNG a fait peau neuve en 2021.
Les deux grands axes d'amélioration ont été les suivants:

Les informations sont maintenant organisées en plusieurs pages, la structure globale est la suivante:

CAPTURE_ECRAN_SITE_PiNG_formations

PiNG se dote d'un référent handicap au sein de l'équipe.

Sur l'axe accessibilité et l'accueil des personnes en situation de handicap, au delà de la communication sur le site, nous avons nommé un "référent handicap" au sein de l'équipe. Il s'agit d'un acte volontaire car PiNG n'est pas dans l'obligation légale de mener cette démarche, contrairement à d'autres structures. C'est Adrien Martinière, l'un des formateurs, dont la mission principale porte sur l'animation des ateliers au quotidien.

Les points clés du rôle de la personne "référente handicap" au sein d'une structure:

L'équipe poursuit son travail de formation et d'auto-formation sur le sujet, et notamment en lien avec le réseau des référents handicap de l'agefiph en Pays de la Loire...et ce travail dépasse clairement les enjeux seuls de l'activité de formation au sein de PiNG. Il constitue un effet levier, nous l'espérons, vers davantage d'accessibilité sur l'ensemble des activités de PiNG, et notamment l'accessibilité de nos tiers-lieux au quotidien.

En premier pas de cette démarche au sein de votre structure, nous vous conseillons d'évaluer votre niveau d'accessibilité et de vous documenter sur le site de l'AGEFIPH, rubrique "acteur de la formation".

Le choix d'un organisme certificateur

L'une des questions qui s'est rapidement posée dans la démarche de certification a été de réaliser le choix d'un organisme certificateur. Il en existe un certain nombre accrédités par le COFRAC à réaliser la certification qualiopi (parmi lesquels, AFNOR, Certifopac, Qualitia, par exemple).
Après une phase de demande de devis et premier échange avec plusieurs organismes, nous avons fait le choix de faire appel à Qualitia, une entreprise "à taille humaine" spécialisée dans le domaine de la formation. Cela nous semblait en effet important pour pouvoir avoir la possibilité d'être audité⋅e par une personne compétente dans le domaine de la formation (langage commun, capacité à comprendre une démarche pédagogique spécifique issue de l'éducation populaire). La qualité de l'accompagnement a été au rendez-vous, nous sommes très satisfait⋅e de leurs services.

Se faire accompagner pour préparer la certification ?

Au delà du choix de l'organisme certificateur, nous avons aussi fait le choix de nous faire accompagner sur la préparation de la certification par une personne ressources, connaissance de notre réseau professionnel, ayant déjà mené ce type de démarche au sein d'autres structures, sous la forme d'une prestation d'accompagnement. Véritable "coach" de l'équipe pendant 6 mois, du mois de mars au mois d'août, Philippe Cousin, Consultant en ingénierie de formations & Accompagnateur Qualiopi (certifié AFNOR), nous a permis de défricher les étapes à réaliser, d'avoir des retours constructifs objectifs sur nos actions d'amélioration, et un soutien précieux pour nourrir la motivation et l'implication de tous les membres de l'équipe investi⋅es sur ce chantier.
Un grand merci à lui, encore une fois, pour la qualité de son accompagnement, tant sur le plan technique que relationnel.

Au delà de PiNG, les échanges avec des structures du réseau artlabo sur le champ de la formation professionnelle, des tiers-lieux et des cultures numériques (libres et critiques!).

Enfin, nous nous sommes assez vite rendue⋅s compte que nous n'étions pas les seul⋅es à se poser 10 000 questions (minimum) sur toute cette démarche. Au sein du réseau artlabo, et plus particulièrement avec Mains d'Oeuvres (Florence Cherrier) à Saint-Ouen et Les portes Logiques (Laure Bouscasse) à Quimper, nous avons eu l'occasion de partager nos questionnements, nos réflexions, nos points communs (valeurs, engagements, visions de la pédagogie et des cultures numériques), nos spécificités (diversité des réalités de structuration de nos organisations), nos avancées...ainsi que nos envies d'entraide, de partage, de convergence et de mutualisation.
Nous nous sommes notamment rencontré⋅es lors de deux journées de travail en décembre 2020 pour échanger sur nos actions pédagogiques et la réforme de la formation professionnelle. De cette rencontre est née une première tentative de cartographie en mode "état des lieux" de nos pratiques pédagogiques, qui permet d'identifier des points de convergence (en terme de thématiques, de formats...) et un réseau d'intervenant⋅es potentiel⋅les.

Nous avions formulé ensemble à cette occasion l'envie d'aller plus loin dans la coopération, vers une offre de formation mutualisée entre nos tiers-lieux, par exemple. Nous avions également envisagé de co-écrire un manifeste pour rendre visible nos visions et valeurs communes d'émancipation individuelle et collective; nos engagements en faveur d'une culture numérique libre et critique, nos pratiques pédagogiques ancrées dans l'éducation populaire, l'expérimentation artistique ou créative comme situation d'apprentissage...qui sont, nous le pensons, un aspect essentiel de l'identité, de la spécificité et de la force de nos structures.
Sur ces deux "souhaits", nous n'avons pas à ce jour eu l'occasion d'avancer davantage, chaque structure étant bien mobilisée (plus que prévu, avouons-le!) sur nos chantiers de structuration et de certification respectifs. N'en reste pas moins une complicité et un langage commun activables, ainsi qu'une inter-connaissance accrue, qui nous permettent d'ores et déjà de pouvoir réorienter des publics entre nos structures, quand nous-même nous ne pouvons pas répondre aux besoins exprimés.

Au fil des "qualiopettes" (ces petites actions d'amélioration continue que nous avons mené dans nos structures respectives et nommées comme tel dans nos échanges conviviaux!), nous avons enfin mis de côté l'idée de construire une base "qualité" ouverte et partagée pour tous les tiers-lieux souhaitant s'investir dans une démarche de certification. Séduisante sur le papier, cette base aurait été sans doute source d'inadéquation aux réalités si variées des tiers-lieux (à commencer par les nôtres), bien que l'idée et l'envie de partager les expériences et les outils soient bien réelles (en témoigne cet article!).

À la transmission d'une boîte à outils complète "toute faite", avec un mode d'emploi qu'il n'y aurait plus qu'à suivre...nous préférons donc vous livrer ce témoignage, et partager avec vous quelques éléments qui ont été déterminants à nos yeux.
Nous vous invitons, si vous le souhaitez, à vous en inspirer et à remixer, si cela semble pertinent, les éléments partager, pour faire évoluer vos démarches d'amélioration continue en matière de formation et de développement pédagogique.
Et si tout cela vous est utile, n'hésitez pas à le faire savoir à l'équipe de PiNG, nous sommes toujours ravi⋅es d'avoir un aperçu des
histoires collectives que nos ressources ont permis de nourrir!

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